Les employés qui voyagent fréquemment doivent généralement remplir des notes de frais. Ce processus peut être long et fastidieux. Cependant, il peut être simplifié en suivant quelques conseils et suggestions utiles. Ces modifications facilitent le processus pour les employés qui soumettent les rapports et pour l'entreprise qui les examine.
Définir la politique de dépenses et opter pour un bon mode de remboursement
Avant d'ajuster la façon dont vous gérez les
notes de frais, vous devez établir une politique de dépenses. Cela peut être fait en étudiant les dépenses courantes et en mettant en œuvre de nouvelles politiques qui traitent de problèmes spécifiques. Par exemple, si vous perdez fréquemment des notes de frais ou si vous soumettez un grand nombre de documents en même temps, ceux-ci peuvent être ciblés lors de la création de la politique. Ensuite, vous pouvez ajuster les coûts plafonds pour refléter les dépenses couvertes : déplacement, hébergement ou repas. Vous pouvez aussi fixer des délais précis afin de fournir les pièces justificatives. Les employés doivent fournir les informations spécifiques requises pour chaque type de dépense ; ces informations doivent être répertoriées. Des délais appropriés doivent être définis ainsi qu'une méthode de remboursement lors de l'établissement d'une bonne politique de dépenses. Alternativement, un employé pourrait recevoir une compensation par l'une des deux méthodes. L'employé doit fournir à l'entreprise les documents nécessaires pour lui rembourser tous les frais engagés. Cela comprend le remboursement intégral des dépenses. Un salarié peut recevoir un remboursement forfaitaire des dépenses. Cela signifie qu'il peut dépenser de l'argent sans avoir à fournir de pièces justificatives supplémentaires. Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser des outils de gestion de notes de frais pour payer leurs employés par virement SEPA. Pour plus d’informations, cliquez sur
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Choisir la dématérialisation de notes de frais et automatiser le suivi de dépenses
Prendre une photo des pièces justificatives peut aider les travailleurs à soumettre leurs
notes de frais dans une application facile à lire. Cela facilite également la transmission et le traitement de ces rapports. De plus, la dématérialisation permet de conserver ces documents plus longtemps. Cela améliore la traçabilité, la lisibilité et la convivialité. Les collaborateurs et les équipes administratives bénéficient d'outils de gestion de notes de frais qui scannent intelligemment les documents. L'utilisation d'outils de traitement des notes de frais en même temps que leur apparition permet de gagner du temps et de mieux organiser les informations. Certaines solutions convertissent même les kilomètres parcourus en dépenses, qui peuvent être suivies en temps réel par les équipes administratives.
Proposer aux collaborateurs le moyen de paiement adapté
Les employés pourront gérer plus facilement leurs dépenses grâce à un mode de paiement adapté fourni par l'employeur. Les systèmes de paiement modernes offrent à la fois aux employés et aux employeurs de nombreux avantages. L'entreprise peut choisir comment elle souhaite recevoir le paiement. Cela leur permet de fixer une limite de dépenses maximale. Par conséquent, les employés n'ont pas à dépenser d'argent supplémentaire. Au lieu de cela, ils peuvent effectuer des achats directement à partir du compte de l'entreprise. En réduisant le temps consacré au traitement financier, ce processus limite la capacité du service à gérer d'autres tâches. Afin de fluidifier la gestion de
notes de frais des collaborateurs et leur éviter d'avoir à régler des dépenses à l'avance, vous pouvez leur proposer un mode de paiement. Cela peut être accompli en leur fournissant une carte de paiement qui leur permet d'effectuer des frais directement à partir du compte de l'entreprise. Vous pouvez appliquer à ces cartes des limites de dépenses spécifiques déterminées par votre politique, selon le type de frais encourus. De nombreux outils proposent des cartes bancaires virtuelles avec des budgets prédéfinis. La vérification de notes de frais implique des vérifications ponctuelles et le choix de les échantillonner au lieu de toutes les vérifier. Cela vous permet de prioriser les rapports importants à vérifier, comme ceux avec des montants inhabituels. Vous pouvez également choisir de contrôler aléatoirement les dépenses de chaque employé, par exemple, une fois par an.
Simplifier le processus d’approbation
Lors de la soumission des notes de frais, c'est un gain de temps de s'assurer que les dépenses sont approuvées par deux niveaux de validation. Cela signifie que le responsable de l'employé doit confirmer que les dépenses sont conformes aux tâches assignées et qu'un comptable doit confirmer que les dépenses respectent les politiques de dépenses de l'entreprise. Un outil de gestion de notes de frais permet de mettre en place un workflow qui consiste à demander en temps réel à un responsable de valider ou de refuser une
note de frais. De plus, cet outil vous permet de mettre en place des contrôles de validation impliquant plusieurs personnes. En surveillant les flux de dépenses, vous pouvez garder une vue d'ensemble du budget global. Cela vous permet également d'effectuer des analyses de coûts qui peuvent être minimisées ou carrément évitées. Vous pouvez envoyer des rapports automatisés pour y parvenir plus facilement.
